Menyimpan lembar kerja Microsoft Excel sebagai PDF bisa menjadi membingungkan, dan file yang sudah selesai tersimpan terkadang berbeda dari yang kita inginkan tampilkan. Berikut cara menyimpan selembar sebagai file PDF bersih yang dapat dibaca.
Ada banyak cara yang mungkin bisa kita coba untuk menyimpan dokumen microsoft Excel sebagai file PDF menggunakan spreadsheet. Misal jika Anda hanya ingin mengirim sebagian dari lembaran yang lebih besar, atau tidak ingin itu dapat diedit. Mengonversi file Excel ke PDF bisa jadi sedikit rumit.
Kita sering tidak menganggap Excel spreadsheet sebagai dokumen dengan batas, halaman, dan margin seperti halnya pada Microsoft Word. Namun, ketika mengubah file-file ini menjadi dokumen PDF yang dapat dibaca, dicetak, atau didistribusikan kepada orang lain, File tersebut harus dapat dibaca dan dimengerti, tanpa kolom yang acak pada halaman lain atau ukuran sel yang terlalu kecil untuk dibaca.Berikut cara mengubah spreadsheet Anda menjadi dokumen PDF yang dapat dicetak.
- Men-setting Halaman yang ingin di ubah menjadi PDF
Jika Anda menggunakan Office 2007 atau yang lebih baru, navigasikan ke tab Page Layout. Di sini akan terlihat beberapa opsi yang dikelompokkan di bawah bagian Page Setup. Inilah tiga yang pertama:
- Margins: Seberapa besar spasi putih antara tepi dokumen dan sel pertama
- Orientation: Apakah Anda ingin file Anda selesai dalam lanskap atau potret
- Size: Ukuran halaman dokumen jadi Anda
Sebagian besar fungsi ini sama seperti pada Microsoft Word, jadi atur berdasarkan pada bagaimana Anda ingin PDF jadi terlihat. Perhatikan bahwa sebagian besar lembar bentang Excel lebih mudah dibaca dalam orientasi lanskap daripada potret, kecuali Anda memiliki sedikit kolom. Lembar yang disimpan dalam potret cenderung memiliki kolom yang berada di luar area cetak akhir, yang dapat membuat dokumen Anda sangat sulit dinavigasi dan dibaca.
Selain itu, Anda dapat menambahkan header dan footer ke tata letak akhir Anda. Klik panah di sudut kanan bawah bagian Page Setup, lalu klik pada tab Header / Footer. Anda dapat memilih salah satu opsi Office yang dihasilkan, atau membuatnya sendiri dengan menggunakan fitur “Costum“.
Anda juga memiliki opsi untuk mengubah latar belakang cetakan Anda. Untuk melakukan ini, klik tombol Background di Page Setup. Anda dapat memilih gambar dari laptop Anda atau dari cloud, dan gambar ini akan dipasang di seluruh lembar Anda.
- Menentukan Area Cetak dan Pemasangan
Selanjutnya untuk menyimpan lembar kerja excel menjadi pdf adalah, Anda perlu menentukan area mana yang akan diubah menjadi PDF, serta berapa banyak baris dan kolom pada setiap halaman.
Cara pertama untuk menentukan area adalah dengan menggunakan klik dan seret untuk memilih semua sel yang Anda inginkan dalam dokumen Anda. Setelah itu, buka Page Layout> Print Area> Set Area Print. Ini akan membuat garis abu-abu tipis di seluruh area yang akan dicetak. Saat Anda membuat PDF, segala sesuatu di luar area ini tidak akan disertakan. Anda juga dapat memasukkan sel secara manual dengan mengeklik panah di sudut kiri bawah dan membuka Page Layout> Print Area.
Mirip dengan Microsoft Word, Anda juga dapat membuat page break untuk mengelompokkan tabel yang berbeda. Istirahat halaman ini bisa horisontal dan vertikal. Buka sel tempat Anda ingin melakukan pemisah halaman, klik tab “Page Layout” pada tab, dan pilih Page Setup> Page Breaks> Insert Page Break. Ini akan membuat istirahat tepat di atas dan di sebelah kiri sel Anda saat ini.
Hal penting lain yang harus dilakukan adalah menentukan opsi Scale to Fit. Di sebelah kanan Page Layout, Anda akan melihat tiga opsi: Lebar, Tinggi, dan Skala. Opsi Lebar dan Tinggi memungkinkan Anda untuk mengatur berapa banyak halaman baris atau kolom tabel Anda akan muncul. Misalnya, jika Anda memiliki banyak baris tetapi hanya beberapa kolom, pengaturan Lebar untuk satu halaman ideal. Skala, di sisi lain, akan menentukan ukuran keseluruhan area cetak Anda secara keseluruhan.
- Sheet Options
Menu terakhir yang harus Anda perhatikan adalah Sheet Options. Ini adalah pengaturan yang memengaruhi tampilan lembar cetak akhir Anda. Untuk mengakses opsi lembar penuh, klik panah di sudut kiri bawah bagian Sheet Options.
Berikut ini ikhtisar dari berbagai penyesuaian yang dapat Anda lakukan di menu ini:
- Print Titles: Anda dapat membekukan baris dan kolom tertentu dari lembar di tempat sehingga mereka muncul di setiap halaman, seperti header dan label.
- Gridlines: Ini memungkinkan Anda mengatur apakah akan menampilkan kisi-kisi atau tidak, yang merupakan garis di antara sel yang muncul ketika tidak ada garis batas yang dilukis di atasnya.
- Headings: Ini memungkinkan Anda menampilkan judul, yang merupakan label alfabet tetap (A, B, C) dan numerik (1, 2, 3) pada sumbu x dan sumbu y dari spreadsheet Excel.
- Comments, Notes, and Errors: Ini menampilkan komentar, catatan, dan peringatan kesalahan yang tertanam dalam dokumen akhir.
- Print Order: Ini memungkinkan Anda mengatur apakah akan membuat dokumen turun terlebih dahulu atau ke kanan terlebih dahulu.
Di menu ini, Anda bisa pergi ke layar Print Preview, di mana Anda bisa melihat sekilas dokumen final Anda. Anda juga dapat membuka layar dengan pintasan Ctrl + P.
- Menyimpan atau Mencetak sebagai PDF
Setelah dokumen Anda diformat dengan benar dan siap untuk digunakan, ada dua cara Anda dapat membuat PDF. Untuk menyimpan file sebagai PDF di Excel, buka dialog Save As, dan pilih PDF dari menu dropdown “Save as type”. Atau, Anda dapat pergi ke Ekspor> Ekspor ke XPS / PDF. Dari sini, Anda memiliki beberapa opsi. Anda dapat memutuskan apakah akan mengoptimalkan file untuk Standar atau Minimum, yang akan menentukan kualitas akhir dan ukuran file dokumen. Anda kemudian dapat mengklik “Opsi” untuk memilih area yang akan diterbitkan:
- Selection: Sel-sel saat ini yang telah Anda pilih
- Active Sheets: Lembar saat ini tempat Anda berada
- Entire Workbooks: Semua buku kerja dalam file saat ini yang sedang Anda kerjakan
- Table: Tabel yang ditentukan yang Anda buat melalui Microsoft Excel
Anda juga dapat memilih untuk mengabaikan area cetak yang telah Anda atur seluruhnya.
Selain itu anda juga dapat mencetak file sebagai PDF. Microsoft memiliki printer PDF built-in yang disebut Microsoft Print to PDF yang dapat Anda pilih di menu dropdown printer. Jika Anda memiliki drive PDF lain, seperti Adobe PDF, Foxit, atau PDF Xchange, Anda juga dapat menggunakan salah satunya. Sebelum Anda mengklik “Print“, lihat Print Preview Anda untuk memastikan semuanya terlihat benar.
itulah cara menyimpan lembar kerja excel menjadi file pdf sebenarnya mudah dan cepat untuk dilakukan, ini juga membuat efisien kerjaan kita ketika mengelola data di microsoft excel.
